Actele de stare civilă ale cetăţenilor români, întocmite la autorităţile străine, au putere doveditoare în România numai dacă sunt transcrise în registrele de stare civilă române.

       Aparţinatorul unui cetăţean român care a decedat in străinătate, ARE OBLIGAŢIA, ca în termen de 6 LUNI de la data înregistrării actului sau faptului de stare civilă la autorităţile străine, să ceară transcrierea certificatului/ extrasului/extrasului multilingv de deces eliberate de autorităţile străine fie la Primăria locului său de domiciliu, fie la primăria locului de domiciliu al defunctului, fie la misiunile diplomatice sau oficiile consulare de carieră ale României.

       Transcrierea în registrele de stare civilă române a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve eliberate de autorităţile străine, care nu conţin toate rubricile prevăzute de certificatele de stare civilă române sau acestea nu sunt completate, se efectuează pe baza documentului original emis de autorităţile străine şi a altor înscrisuri autentice, emise de autorităţile publice competente române sau, după caz, străine, care fac dovada datelor ce trebuie înscrise la rubricile respective, prezentate de solicitant.​​​​​​​

Acte necesare

• Actul doveditor al decesului, în original (fie certificatul de deces, fie un extras de deces, fie extrasul multilingv de deces)
  

                            - certificatul sau extrasul de deces eliberat de autorităţile străine, trebuie însoţit de traducerea legalizată la notar (de preferat, în România), sau, dacă provine dintr-un stat membru UE, poate să fie însoţit de formularul standard multilingv eliberat conform Regulamentului UE 2016/1191 (care reprezintă o traducere a documentului). Extrasul multilingv  eliberat în baza Convenţiei de la Viena din 08.09.1976 (Formularul C)  NU SE TRADUCE.

• Actul de identitate al solicitantului / al persoanei împuternicite - în original.  În cazul în care transcrierea se depune prin avocat, acesta trebuie să prezinte şi legitimaţia vizată la zi.
  
• Actul de identitate al persoanei decedate (în cazul în care, din motive justificate, actul nu se poate prezenta, solicitantul dă o declaraţie în acest sens, în faţa ofiţerului de stare civilă);
  
• Certificatul de naştere şi, după caz, certificatul de căsătorie al persoanei decedate(în cazul în care, din motive justificate, actul nu se poate prezenta, solicitantul dă o declaraţie în acest sens, în faţa ofiţerului de stare civilă).

Notă: 

• Dacă certificatul de deces este emis de un stat membru al Convenţiei de la Haga din 05 octombrie 1961, acesta trebuie să aibă aplicată Apostila Conventiei de la Haga din 05 octombrie 1961 (apostila se aplică de către autorităţile din statul emitent al certificatului de naştere)
  

Consultaţi aici lista cu ţările semnatare ale Convenţiei de la Haga

• Dacă certificatul de deces este emis de un stat cu care România are încheiate tratate/convenţii/acorduri de asistenţă juridică, acesta este scutit de apostilare sau supralegalizare

Consultaţi aici lista cu ţările 

• Dacă certificatul de deces este emis de un stat care nu este membru al Convenţiei de la Haga din 05 octombrie 1961, acesta trebuie să fie supralegalizat.  Supralegalizarea pe cale administrativă este supusă procedurii stabilite de statul de origine a actului, urmată de supralegalizarea efectuată fie de către misiunea diplomatică sau oficiul consular român din statul de origine, fie de către misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului de origine în România şi, în continuare, în ambele situaţii, de către Ministerul Afacerilor Externe.

Cererea de transcriere se soluţionează de primăria locului de domiciliu al solicitantului sau de primăria ultimului loc de domiciliu avut în ţară de către persoana decedată. Cererea se depune de persoana îndreptăţită personal sau prin împuternicit cu procură specială sau de către avocat, prin împuternicire avocaţială.